Hal­lo, mein Name ist Den­nis und ich habe mei­ne Aus­bil­dung zum In­for­ma­tik­kauf­mann mit dem Be­stehen der münd­li­chen Ab­schluss­prü­fung im Juli 2020 ab­ge­schlos­sen. Mei­ne Aus­bil­dung habe ich in der Ad­mi­nis­tra­ti­on ab­sol­viert und bin seit­dem auch ein fes­ter Be­stand­teil in die­sem Team.

Die Ad­mi­nis­tra­ti­on be­schäf­tigt sich mit der Ver­wal­tung al­ler An­ge­le­gen­hei­ten, die mit Ge­bäu­de-In­fra­struk­tur und ‑si­cher­heit, Ver­si­che­run­gen, Fuhr­park­ma­nage­ment, Wohl­be­fin­den der Mit­ar­bei­ter, Dienst­rei­sen, Emp­fangs­tä­tig­kei­ten, Bü­ro­ma­te­ri­al­be­schaf­fung und Post­be­ar­bei­tung ein­her­ge­hen. Hier­bei ar­bei­te ich als „Tech­ni­cal Ad­mi­nis­tra­tor – Fa­ci­li­ty Ma­nage­ment Sys­tems“ mit al­len Be­rei­chen zu­sam­men. In der Ad­mi­nis­tra­ti­on soll ich in Zu­kunft ins­be­son­de­re die Op­ti­mie­rung und Pfle­ge der IT-Or­ga­ni­sa­ti­on über­neh­men und die Mo­der­ni­sie­rung die­ser vor­an­trei­ben. Da­mit habe ich mich auch in mei­nem Ab­schluss­pro­jekt be­schäf­tigt: Mo­der­ni­sie­rung des Be­zahl­sys­tems für die Mit­ar­bei­ter­ver­pfle­gung in Köln.

Die Ver­ar­bei­tung der Mit­ar­bei­ter­ver­pfle­gung am Stand­ort Köln be­nö­tigt ak­tu­ell noch sehr viel Zeit, da in der Kan­ti­ne Lis­ten hän­disch ge­führt wer­den, wel­cher Mit­ar­bei­ter wel­che Mahl­zeit zu wel­chem Zeit­punkt be­stellt hat. Die­se Lis­ten muss­ten ma­nu­ell in Ex­cel über­nom­men wer­den, was sehr viel Zeit be­an­sprucht hat, auch weil oft­mals die Schrift un­le­ser­lich oder feh­ler­haft war. Ich habe hier­für eine App ent­wi­ckelt, die die­sen Pro­zess op­ti­miert. Die Da­ten wer­den zu­künf­tig in der App ein­ge­ge­ben und au­to­ma­tisch in der Ex­cel-Ta­bel­le ein­ge­tra­gen. Die App soll wur­de zum ers­ten Mal An­fang Sep­tem­ber 2020 ein­ge­setzt und ich bin schon sehr ge­spannt dar­auf, wie sehr sie die Ar­beit des Emp­fangs in Köln er­leich­tern wird. Spä­ter sol­len vor al­lem in­ter­ne Tools fol­gen, wie z. B. die Ver­si­che­rungs-App, an der ich der­zeit ar­bei­te. Die­ses Tool dient dazu, die Mit­ar­bei­ter der TecAlliance dar­über zu in­for­mie­ren, wel­che Ver­si­che­rungs­ar­ten wir ha­ben, wo­ge­gen wir ab­ge­si­chert sind und na­tür­lich für wel­che Län­der un­se­re Ver­si­che­run­gen gel­ten. Grund hier­für ist, dass im Team sehr viel Zeit da­für ein­ge­setzt wird, sich wie­der­ho­len­de Fra­gen dies­be­züg­lich zu be­ant­wor­ten – dies soll das Tool verringern.

Wie man sieht, wird es ei­nem in die­ser Ab­tei­lung nie lang­wei­lig, da es im­mer ir­gend­was zu tun gibt. Selbst wenn es mal kein in­ter­nes Tool zu ent­wi­ckeln gibt, fin­det sich im­mer eine Be­schäf­ti­gung. So ha­ben wir vor kur­zem un­se­re kurz­fris­ti­gen Auf­ga­ben aus un­se­rer Open-Item-List von un­se­rem Share­Point nach Mi­cro­soft Plan­ner mi­griert. Das Tool ist viel bes­ser für kurz­fris­ti­ge Auf­ga­ben ge­eig­net, dank der Dar­stel­lung als Kan­ban-Board. Da­durch wer­den die zu­stän­di­gen Mit­ar­bei­ter im­mer be­nach­rich­tigt, wenn ih­nen eine Auf­ga­be zu­ge­wie­sen wur­de. Das Gan­ze zeigt be­reits Er­folg: Kurz­fris­ti­ge Auf­ga­ben, die seit 2019 ge­öff­net wa­ren, wur­den end­lich erledigt.

Al­les in al­lem bin ich sehr glück­lich der Ad­mi­nis­tra­ti­on an­ge­hö­ren zu dür­fen, da ich hier so­fort sehr gut auf­ge­nom­men wur­de, ich hier sehr net­te Kol­le­gen habe und span­nen­de und spa­ßi­ge Auf­ga­ben habe.